行业动态
信息化质量管理系统的过程应注重满足质量管理要求
2007-10-24
一、前言 随着信息化技术的日臻成熟和广泛应用，越来越多的企业采用信息化技术进行管理，以期加强过程的控制，提升企业的管理效能。建立企业的ERP是一些企业通常采用的方法。 ERP（Enterprise Resource Planing）是企业资源计划的缩写。ERP是指建立在信息技术基础上，以提高企业资源效能的系统思想为指导，为企业提供业务集成运行的资源管理方案，是一个为企业决策层和员工提供决策、运行手段的管理平台。ERP不仅仅是一个软件，更重要的是一个管理思想，它可以实现企业内部资源和相关外部资源的整合。通过软件把企业的人、财、物，产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流等紧密的集成起来，实现资源优化和共享。 企业的ERP中一般包含了质量管理的功能，有些企业还在ERP中建立了专门的质量管理系统。无论是ERP中所包含的质量管理功能还是在ERP中所建立的质量管理系统，都只是质量管理全部过程中的一部分。如果以ISO9001标准所提出的过程作为质量管理体系的基本过程，那么ERP中的这些质量管理功能主要集中于产品的实现过程。 企业在建立ERP的过程中，有一项重要的基础工作，那就是要识别并建立基本的过程，由这些过程组成相互关联的网络，构成一个管理系统。在信息化的管理系统中，所建立的过程往往通过流程图予以表现。通过流程图，可以清楚地明确过程的输入、资源/活动和输出，流程图是所建立的过程运行的依据。 对于企业的质量管理来说，如果企业建立ERP质量管理系统的目的是为了更好地实现质量管理的功能，那么就应该将ISO9001标准中对质量管理的要求融入信息化质量管理系统有关的过程中，使系统中的过程体现ISO9001标准的相关要求，使过程活动满足相应的标准要求。换句话说，由于流程图是对过程的描述，是信息化质量管理系统运行的依据，因此，在流程图上应能表现企业的过程活动是满足质量管理要求的。鉴于此，在建立信息化过程前应首先对流程进行研究，以确保所确定的流程是正确的和适宜的，相应的流程图所反映的过程能充分满足ISO9001标准中有关的质量管理要求，同时，还应充分利用信息化技术的优势，对ERP建立以前的过程进行优化，实现过程的再造。 在钢铁企业ERP中通常包含的质量管理功能主要有：产品规范管理，冶金规范管理，合同处理，产品检验/试验管理等。其中，建立产品规范和冶金规范是最基本的活动，因为钢铁企业ERP质量管理系统是以产品规范和冶金规范作为各过程联系的主线。 所谓“产品规范”是阐明钢铁产品的特性构成的文件，包括产品技术说明和客户特殊要求描述。具体包括：产品的名称、牌号、产品的标准号；化学成分、表面质量要求、尺寸精度要求、表面处理要求；产品的其他属性；客户对产品的特殊要求等。产品规范简称PSR。 所谓“冶金规范”是描述工艺控制参数、检化验取样要求、产品理化性能放行标准等作业指令的文件，一个冶金规范就是针对某一特定的钢铁产品的生产技术组合方案。其主要内容包括：产品标准及极限规格、尺寸公差及包装代码、产品的生产流程、各工序工艺控制参数、在线取样要求、检验/试验标准、放行标准、包装、标识等。对于用户的特殊要求或者生产中需要特别注意的事项,冶金规范能够把它转化成各个工序的控制参数或者是文字描述。根据具体客户和不同用途制订不同的冶金规范,能够为顾客提供个性化服务。冶金规范简称MSC。 产品规范相当于企业的产品目录,它可以反映产品的基本要求，但不能反映用户对产品个性化的要求。对于一个特定的产品来说,它有特定的质量特性、目标值和特定的工艺过程、特定的作业内容，需要按工序的不同一步步地执行,直到成品交给用户。 由此可知，把某个产品以及生产该产品的特定作业指令(加工路径和工艺参数等)结合起来进行统一管理,以便实现特定的顾客对产品的要求，是通过产品规范和冶金规范来实现的。因此“产品规范”和“冶金规范”是钢铁企业对产品实现进行策划的结果。 二、让“产品规范、冶金规范建档流程”满足产品实现策划的要求 由于“产品规范”和“冶金规范”在钢铁企业的信息化质量管理系统中具有重要的作用，是产品实现策划的结果，因此，“产品规范”和“冶金规范”的建档过程也就是企业建立信息化质量管理系统中一个很重要的过程。既然这一过程包含了产品实现的策划，因此，从质量管理的角度看，这一过程应能满足ISO9001“7.1 产品实现的策划”的要求。 但是，并不是所有的钢铁企业都能充分认识到这一点，其主要原因是企业在建立信息化质量管理系统时，可能往往偏重于信息的收集、查询、分析等，而容易忽视过程建立中如何将质量管理的要求融合进来的研究。或者忽视了充分满足要求的研究。 笔者最近参加了一个中型钢铁企业为建立信息化质量管理系统所拟订的质量管理流程图的审定工作。在审定时，发现一些流程图所表述的过程与ISO9001标准中的要求有关，但标准中提出的要求在这些流程图中并没有得到充分的体现，其中，“产品规范、冶金规范建档流程”就存在这个问题。由于“产品规范、冶金规范建档流程”的重要性，因此，了解这个流程中存在的问题，对我们解决这个问题是有益的。 1、“产品规范、冶金规范建档流程”存在的问题 对于如何建立“产品规范”和“冶金规范”，该企业拟订的“产品规范、冶金规范建档流程”作了如下描述：
从企业拟订的流程图中我们可以看出，该流程最大的问题是当企业发现没有适用的产品规范（PSR）和冶金规范（MSC）时，只是很粗略地提出了一项活动，即“组织建立MSC（冶金规范）资料”。至于如何建立冶金规范，则没有详细的活动描述。换句话说，该过程的输出应该是产品规范文档和冶金规范文档，但在这个流程图上却没有反映，从过程方法的角度来看，这个过程是不完整的。 ISO9001的7.1条款，对组织在产品策划时应确定的适当内容提出了如下要求： a) 产品的质量目标和要求； b) 针对产品确定过程、文件和资源的需求； c) 产品所要求的验证、确认、监视、检验和试验活动，以及产品接收准则； d) 为实现过程及其产品满足要求提供证据所需的记录。 对照7.1的要求，我们不难理解，如果对如何建立冶金规范不做详细的描述， 有可能造成产品策划不充分，这样也就会导致过程的输出不充分，不能满足上述要求。 2、对“产品规范、冶金规范建档流程”的修改 对于这个问题，在与企业沟通后，企业人员也认为应该将建立冶金规范的步骤细化并明确，以改变原来相类似的工作比较粗放的局面。企业在接受了修改的建议后，对流程进行了修改。修改后的流程（见图2）与原流程主要的区别在于增加了ＰＰＳ／ＰＯＳ（产品建议单／产品意见单）作业，ＰＰＳ／ＰＯＳ作业指的是在没有冶金规范时，新的冶金规范的建立作业。这一作业包括两种情况，一种情况是根据产品的要求，只需要对现有的产品、工艺、检测、包装等做某些调整、更改或增加，即可满足要求（通常将这种情况称为制定“质量计划”）；一种情况是需要进行新产品的开发才能满足要求。对这两种作业，在“产品规范、冶金规范建档流程”中均通过产品建议单/产品意见单设定的栏目要求，按照钢铁产品的生产工序对产品要达到的目标，所需要的过程、资源，包括产品检验和试验活动及相应的准则予以确定，最后形成产品规范和冶金规范的文档。同时，由于将其每一项工作明确到每一个处室、专业工程师，使之能保证产品的策划精细，为产品的质量保证打下了基础。  图2 修订的产品规范、冶金规范建档流程 三、重视将质量管理的要求融入信息化质量管理系统的过程中 通过参加信息化质量管理系统流程的审定和修改，笔者深切的感到，企业建立信息化的质量管理系统，除了可以建立强大的数据库外，还为我们运用过程方法提供了很好的实践。通过实践，又能使我们更好的理解过程方法、掌握过程方法。如果能充分利用信息化技术的应用所带来的优势，建立正确的、适宜的质量管理过程，或者是对原有的过程进行优化，使这些过程能充分的满足质量管理要求，那么，就可以通过信息化质量管理系统来落实质量管理的要求，有助于排除人为的因素，解决长期困扰人们的“写的是一套，做的又是一套”等“两张皮”现象。 在这里，过程是系统的基础。问题的关键也在于这个基础能否完善。因此，企业在建立信息化质量管理系统时，应充分注重过程的设计，使过程活动满足质量管理要求。为了做到这一点，一方面需要企业的质量管理人员参入到信息化质量管理系统的建立中。另一方面，也许更为重要的是，由于建立信息化质量管理系统，对企业的质量管理人员带来了新的挑战，要求他们在全面、系统掌握ISO9000标准要求的基础上，能够将标准的要求融会贯通于信息化质量管理系统的有关过程中，这样，信息化的质量管理系统与企业已经建立的质量管理体系才不会割裂。虽然管理形态上发生了一些变化，包括过程的再造或优化，但它仍然是企业质量管理体系的一部分，它同样可以满足或者更好地满足质量管理的要求。总之，只有所建立的质量管理过程是适宜的和充分的，那么，信息化质量管理系统在建立后的运行才能够是适宜的和充分的。只有所建立的信息化质量管理系统是充分的和适宜的，才能够有效地提升企业的质量管理水平。 |
