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行业动态

信息系统在质量管理体系中应用及审核思路

2007-10-24

宝山钢铁股份有限公司不锈钢分公司是我国重要的不锈钢生产基地之一，投资155.2亿元人民币，新建成的生产线采用了当今世界先进成熟的工艺技术装备并全面推行了信息化建设，充分利用计算机技术、网络技术和数据库技术，控制和集成管理企业生产经营活动中的所有信息，实现了企业信息流、物流、资金流的三统一。不锈钢分公司系统基本覆盖了所有生产经营活动，产销系统整体实现了制造、销售、财务、统计的全程管理；事务辅助系统覆盖了OA办公自动化、人力资源、“一卡通”、设备点检与信息管理等。信息系统的应用，使数据便于存取、信息真实可靠、管理效率提高，为企业生产经营管理带来了质的飞跃。

一、产品实现过程在信息系统中体现

ERP(Enterprise Resource Planning企业资源计划)，是供应链管理的信息集成，包括供应商、生产、采购、销售、财务、顾客关系管理、市场需求预测等。ERP等信息化系统是将企业经营管理思想在信息的流转中得到贯穿，最终在产品上得到体现。

产品规范是销售合同进入质量设计的桥梁，销售输入合同时，必须确定产品规范码(PSR)、用途代码及用户代码(APN、CUST-NO)，产品规范系统就能由此自动勾联出冶金规范摘要码(MIC)。当不同的用户订货时，即使指定同一个产品规范码、最终用途代码，根据这些不同的用户对产品的不同需求，产品规范系统应也能够自动勾联出不同的冶金规范摘要，也就能得到不同的产品质量设计结果。下图是产品实现过程在信息系统中应用的流程图。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

二、ISO9001标准条款在ERP等信息系统中的体现

ERP产销系统反映了企业生产经营管理思想，在将生产、经营和质量业务管理流程通过系统予以固化，企业管理效率得到极大提高的同时，管理水平也实现了质的飞跃。为此，在ISO9001审核时应充分利用ERP的资源，从不同的功能模块的运行中寻找符合性和有效性的证据。在ERP产销系统的销售、质量和生产业务流程中，比较充分地体现了ISO9001：2000标准第七、八章的管理要求，主要表现在：

1、合同录入，即合同管理员向系统输入顾客对所采购产品的有关要求，包括产品规格、执行标准/协议、订购数量等；公司向顾客承诺碳钢实行按周交货、不锈钢实行按旬交货，这些企业自己附加的要求，预先在系统中予以设定。因此，合同录入的过程就相当于标准7.2.1条款“与产品有关要求确定”的过程。

2、产品规范和产品用途预先在系统中予以设定，这个设定的过程就相当于标准7.1a)确定“产品的质量目标和要求”。

3、PSR(产品规范)中，明确了产品的基本属性，主要包括产品形态、产品牌号、产品规格、所执行的标准及相应产品质量证明书所要体现的内容等。输入合同要求后，系统根据已设定的产品规范和产品用途等，自动进行合同评审，评审通过，与顾客签订合同；若评审不通过，说明顾客所订购产品的要求超出企业能够正常生产的范畴，也就是我们平常所说的“常规产品目录”，需要经过相关部门的特殊评审，评审通过，将相应的PSR、MIC等设置于系统中，然后重复合同输入这个过程，合同评审在系统中就能通过，然后再与顾客签订合同。这个过程就相当于标准7.2.2条款“与产品有关的要求的评审”

4、MIC(冶金规范)，规定了产品所要控制的力学、外观、尺寸及对过程、最终产品的取样要求，同时，最主要的是规定了相应产品的生产过程及生产过程的工艺控制等要求、产品堆放要求检验要求等，相当于标准7.1b)和c)条款“针对产品确定过程、文件和资源要求”；“产品所要求的验证、确认、监视、检验和试验活动，以及产品接收准则”要求。

5、通过产品规范中的PSR、APN、Cust_No，能自动勾联相应的MIC号，也就是说，相应产品、产品用途和用户一经确定，系统就能自动找到一个为其“量身定做”的工艺控制标准，通过对生产过程的工艺调整，生产出满足顾客个性化的产品，这就是对产品的质量设计，相当于标准5.2、7.5.1条款“以顾客为关注焦点”，“获得表述产品特性的信息”。

6、炼钢、热轧生产计划编制完成，系统按照板坯号、钢卷号编制规则，对每块板坯、每卷钢卷自动生成板坯号、钢卷号，使每块板坯、每卷钢卷都有个代码标识并具可追溯性，体现了标准7.5.3的要求。（状态标识通过技术管理手段予以管理，即板坯库、钢卷库计算机及定位系统）。

7、产品生产过程中，按MIC号所规定的工艺制造标准规定的工艺参数要求，对各工序生产过程进行控制，工艺参数等控制实绩计算机系统予以保存并可追溯，相当于标准7.5.1条款“组织应策划并在受控条件下进行生产和服务提供”。

8、生产出的过程产品、最终产品，按系统指示进入库区相应位置进行堆放，堆放按系统设定的堆放要求进行，库区情况包括进、入数量可通过系统查询（钢卷进库前，根据计算机下达的打包指令进行打包），相当于标准7.5.5条款“在内部处理和交付到预定的地点期间，组织应针对产品的符合性提供防护，这种防护应包括标识、搬运、包装、贮存和保护”。

9、生产过程中，根据冶金规范的要求，对过程产品、最终产品，进行取样、检验，检验实绩上传管理计算机，计算机根据每个产品的具体要求，自动进行判定，若判定不合格，系统提示人工判定，判定结果可以是降级、报废等，所有记录系统自动保存，体现了标准7.5.1f、8.2.4、8.3条款管理要求。

三、信息化技术引发审核证据的差异

所谓审核，就是将获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。为此，作为一名审核员要学习、了解、掌握信息系统上留下的各项证据，下面就OA和ERP信息系统上线后，文件控制、产品的标识和可追溯性等过程审核证据带来的差异作一阐述。

标准条款

信息系统上马前的审核证据

信息系统上马后的审核证据

4.2.3 文件控制

OA办公自动化信息系统上马前审核证据：

1、起草的文件需相关部门通过书面的形式会签。

 

2、为了确保文件的充分性和适宜性，文件发布前经书面批准的痕迹。

 

3、为了证实在使用场所或岗位均能获得有效的文件，为此，需要印刷纸质文件，同时文件发放时填写“文件签收单”。

 

4、为了防止作废文件的误用，通常在作废的文件上，做防止误用的标识，如：加盖“作废”章，和填写“作废文件回收单”。

OA办公自动化信息系统上马后审核证据：

 

1、文件会签功能在系统中实现，由授权的OA管理员发送，证据在系统中保存(证实经部门领导审核)。

2、经文件主管部门审核后，递交办公司室审核，再由办公室传递公司领导批准，系统中均保存审核、批准的部门领导和时间(证实文件经领导批准)。

3、信息系统上马后，在《文件控制程序》中做出了这样规定：“公司的文件以挂在网上的电子文件为执行依据，纸质文件仅供参考”，这样解决了文件印刷和文件签收的繁琐工作量，工作效率大大提高。

4、由于文件执行的依据是挂在网上的电子文档，且电子文件是动态调整，都是现行有效的文件，是唯一执行的依据，故不存在对纸质作废文件的标识和作废文件的回收工作。

7.5.3产品的标识和可追溯性

设计、生产过程信息上马之前的证据：

1、为了不让不合格品流入下道工序，通常钢卷等产品状态的分类有“合格”、“待检”、“不合格”并用标牌的形式予以标注。

2、以“按炉送钢流动卡”(炉号、批号)予以产品追溯。

1、生产过程自动化上线后，如：热轧产成品的“合格”、“不合格”等状态的钢卷均堆放在一个区域里(按桩脚堆放)，不是用“合格”、 “不合格”标牌的形式予以状态标识，而是通过钢卷号在系统中查询钢卷状态信息，用代码来表明产品的状态。

2、取消了“按炉送钢的流动卡”，炼钢以“制造命令号”为追溯的对象，每块板坯有板坯号，轧制以“钢卷号”作为追溯的对象。

8.3 不合格品控制

不合格品识别、控制（评审）和处置的规定是否得到实施？所选择的处置方式是否符合要求，如：

采取措施消除已发现的不合格，纠正后再次进行验证；让步处理时，经授权人员批准或适用时按顾客要求批准；采取措施，防止非预期的使用或应用。

是否保持了不合格的性质以及随后采取的任何措施（包括批准让步放行）的记录？

在各信息系统画面中体现，如：

热轧各工序表面质量异常信息系统画面、理化性能异常信息系统画面、在线封锁代码，离线封锁代码及不合格品处置画面(改判、判次、判利用品、判废等)。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

四、结语

对于信息化高度集中企业的ISO9001审核，如果企业ISO9001相关过程的运行情况和证据，在ERP等信息系统中已经存在并有效运行，作为一名审核员在实施审核时应予以肯定，而不应要求企业提供其他形式的证据。但是，不同的企业，信息化系统的设计也不一样，实施效果也不相同。审核员应当利用其信息集中、准确及时和便于分析的有利方面，来提高质量管理体系审核的水平和效率。这就需要我们审核员加强对ERP等信息系统的了解和学习，使我们的审核工作跟上企业管理和技术发展的步伐。

 

 

 

 

参考文献：

1、《管理咨询导读》 上海市咨询行业协会编，2006年8月

2、《解读质量管理》 冶金工业出版社 那宝魁编著 2006年

作者简介：

郑礼华  宝钢股份不锈钢分公司 运营改善部 上海市宝山区长江路580号

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宋胜斌    宝钢股份不锈钢分公司 制造管理部 上海市宝山区长江路580号

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